Wojsko słynie z precyzji. Każdy fałszywy ruch może zniweczyć każdy najbardziej skrupulatnie przygotowywany plan. Dlatego najlepiej jest uczyć się precyzji z wojskiem. Sformułowanie emaila może decydować o przyjęciu bądź odrzuceniu misji, a to oznacza sukces lub porażkę, dlatego wojsko do perfekcji opracowało jak pisać skuteczne emaile.
Wiadomości mogą przynosić tylko sukces, trzeba jedynie wiedzieć jak je precyzować. Szybsze odpowiedzi to skuteczne pisanie emaili, które są zwięzłe i rzeczowe. Takie emaile spotykają się z praktycznie natychmiastową odpowiedzią współpracowników, klientów czy szefostwem, które mogą w perspektywie czasu uratować misję oraz podwyższyć jakość życia piszącego i czytającego. Wojskowa precyzja pisania skutecznych emaili zasadza się na trzech wskazówkach. Poniżej przedstawiam tobie jak pisać skuteczne emaile.
Temat, który zawierasz w emailu musi mieć słowa kluczowe, które powiedzą odbiorcy, po co do niego piszesz. Twój email kiedy dotrze do odbiorcy, na początku zawiera tylko twoje imię i nazwisko oraz właśnie ten temat. Dlatego w temacie emaila wpisują zawsze cel swojego napisania. Szczególnie skuteczne są emaile, które zawierają w temacie działania które pragniesz wywołać. Słowa kluczowe w temacie pozwalają określić charakter całego emaila i powodują przesunięcie go w hierarchii odpisywania.
Pisanie skutecznych maili w 6 krokach:
– działanie – które ma wykonać odbiorca emaila.
– podpis – wówczas odbiorca musi przeczytać email, ponieważ potrzebny jest jego podpis.
– info – wówczas odbiorca wie, że ma tylko przeczytać informacje w emailu, nie musi na niego nawet odpowiadać.
– decyzja – wówczas hierarchia odpowiadania na email sytuuje tak zatytułowanego emaila bardzo wysoko. Sugeruje, że odbiorca ma o czymś zdecydować, a więc to coś nie może czekać.
– prośba – określa, że odbiorca emaila ma w czymś pomóc, ma coś zatwierdzić.
– koord – odnosi się do sytuacji, w której odbiorca będzie miał udział w czymś co email opisuje.
Takie oznakowania tematów w emailach spowoduje, że ze 100 procentową skutecznością dostaniesz odpowiedź, wiadomość zostanie przeczytana w błyskawicznym tempie. Zacznij pisać emaile z chwytliwymi tytułami, a skuteczność twoja wzrośnie i zyskasz wyróżnienie pośród stosów innych tego typu emaili.
Druga wskazówka to myśl przewodnia, krótkie i zwięzłe zdanie. Zdanie to powinno zawierać cel emaila oraz działania jakie wymaga się od czytającego. Takie zdanie nazywa się BLUF, określa: kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego. Jest to swojego rodzaju synteza najważniejszych informacji. Takie zdanie ma zadanie szybkiego komunikowania o najważniejszych informacjach zawartych w treści emaila. Bluf powinien przede wszystkim informować, czy email dotyczy właśnie działań odbiorcy. Zamiast pisania słowa Bluf, warto napisać „myśl przewodnia”.
Trzecia, ostatnia, wskazówka to zwięzłość wypowiedzi. Skuteczne emaile są przede wszystkim zwięzłe. Dobrze sformułowana wypowiedź w emailu, to taka, która mieści się w oknie ekranu, tak aby odbiorca nie musiał jej przewijać. Zwięzłość wypowiedzi równoznaczna jest z używaniem rzeczowników przed czasownikami, wówczas wiadomo kto ma podjąć się działania.
Jeżeli twój email ma więcej informacji, to umieść je w formie wypunktowanej w myśli przewodniej. Wówczas wystarczy parę ruchów gałek ocznych aby mieć orientację o co chodzi.
Jeżeli dostarczasz jakiś załącznik, nie dodawaj go. Zamiast tego dodaj link do zawartości tego dokumentu. Zwiększa to bezpieczeństwo, ponieważ nikt nieproszony nie otworzy pliku z linka, bez zgody autora emaila.
Precyzja wojskowego pisania emaili jest bardzo skuteczna. Zastosuj ja w codziennym życiu i ciesz się skutecznym emailingiem. Taki sposób zapewnia czytelność treści w komunikacji między tobą, a twoim odbiorcą.
