Zwiększenie produktywności i skrócenie czasu potrzebnego do realizacji codziennych czynności powinno być celem każdej firmy. Niezależnie do branży, w jakiej działa. W jego uzyskaniu pomóc mogą systemy do zarządzania dokumentami. Przygotowywane są one na bazie nowoczesnych technologii informatycznych i sieciowych.
System DMS, bo o nim mowa, to specyficzne narzędzie, które umożliwia przetwarzanie dokumentów przygotowywanych i obsługiwanych w firmach. Mogą być to na przykład faktury, projekty, kontrakty, zamówienia i wiele, wiele innych. Co najważniejsze, występują one w formie cyfrowej, obsługiwane są natomiast w sposób zdalny, przy użyciu połączenia sieciowego.
Wszystko to przekłada się na mnóstwo korzyści, które pozwalają znacząco usprawnić codzienną pracę firmy. Dzięki systemom DMS, pracownicy i partnerzy zyskują łatwy dostęp do najważniejszych dokumentów. Wszelkie decyzje są więc podejmowane znacznie szybciej, bez konieczności organizowania spotkań.
Z czego składają się systemy DMS? Co potrafią?
Powyższy opis oczywiście nie wyczerpuje tematu. Omawiane narzędzia są bowiem niezwykle rozbudowane, przez co w łatwy sposób mogą zostać dostosowane do konkretnych potrzeb oraz wymagań, wynikających między innymi ze specyfiki działalności danego podmiotu. Żeby więc lepiej zgłębić temat, poniżej prezentujemy najważniejsze funkcje systemów DMS.
- Digitalizacja dokumentów – choć papier wciąż jest przydatny, w wielu przypadkach może stanowić o pewnym zacofaniu firm. Zwłaszcza gdy swoje działanie opierają one wyłącznie na fizycznych dokumentach, przechowywanych na przykład w archiwach. Ich digitalizacja rozwiązuje masę problemów (np. z ograniczoną liczby osób, które mogą mieć do nich dostęp), a także zagrożeń, związanych chociażby z możliwością ich zniszczenia.
- Rozpoznawanie dokumentów – polega na wykorzystaniu sztucznej inteligencji i możliwości uczenia maszynowego.
- Archiwizacja faktur w formie elektronicznej – a także wszystkich innych ważnych dokumentów, nie tylko księgowych. Zostają one odpowiednio zabezpieczone. Użytkownik systemu w łatwy sposób wskaże, kto może mieć do nich dostęp.
- Wyszukiwanie informacji – doskonały sposób na to, aby znacząco oszczędzić czas przeznaczany codziennie na poszukiwanie istotnych danych bądź dokumentów.
- Organizowanie dokumentów w plikach elektronicznych – systemy DMS pozwalają tworzyć tak zwane e-akta, do których dostęp zyskujemy z każdego miejsca na ziemi.
Zarządzanie dokumentami w sposób cyfrowy nie tylko ułatwia codzienną pracę, ale również sprawia, że firma staje się bardziej konkurencyjna. Warto więc zainteresować się tego typu systemami informatycznymi.
