Sekretarka, nie bójmy się tego powiedzieć, to wizytówka danej firmy/przedsiębiorstwa. Każdy prężnie działający zakład pracy, powinien – a wręcz musi, zatrudniać asystentkę (w wielu przypadkach nie jest to jednak konieczne). W chwili obecnej, aby móc piastować urząd sekretarki, kobieta powinna posługiwać się językiem obcym (zazwyczaj angielskim, nierzadko także – niemieckim, francuskim bądź hiszpańskim). Jakie cechy powinna posiadać dobra sekretarka? Jakimi kwalifikacjami musi dysponować asystentka? W jaki sposób sekretarka może doskonalić swój warsztat? O tym powiemy w dalszej części artykułu.
Jaka powinna być dobra sekretarka?
Przede wszystkim:
• lojalna (wobec firmy/pracodawcy),
• odpowiedzialna (tzn. powinna wiedzieć, które zadania należy realizować w pierwszej kolejności, a które można zostawić na później),
• kompetentna (tzn. znająca się na swojej pracy; kompetentna sekretarka to taka, której można powierzyć firmę na czas nieobecności szefa),
• zdyscyplinowana,
• samodzielna (tzn. umiejąca podejmować niezależne decyzje, zwłaszcza wtedy, gdy wymaga tego nagła sytuacja),
• zorganizowana (najlepiej, jeśli potrafi zapanować nad swoim miejscem pracy, tzn. dysponuje porządkiem na biurku oraz ładem w dokumentach – zarówno w papierach, jak i dokumentach elektronicznych),
• kulturalna,
• uprzejma (zarówno dla pracodawcy, klientów firmy, jak i współpracowników; musi również wykazywać chęć do pracy w grupie),
• odporna na stres (jak w każdym zawodzie, również i tu, zdarzają się nieoczekiwane sytuacje stresowe; bardzo ważne jest, aby sekretarka umiała wybrnąć z opresji oraz nie poddawała się przykrym sytuacjom),
• dyspozycyjna (oczywiście nie dwadzieścia cztery godziny na dobę, ale w sytuacjach, gdy będzie to bezwzględnie wymagane; wspomniana kwestia dotyczy również wyjazdów służbowych),
• zadbana (tzn. powinna przyciągać wzrok nienagannym wyglądem, uśmiechać się do ludzi oraz wzbudzać powszechną sympatię).
Kwalifikacje/Umiejętności, jakimi powinna dysponować dobra sekretarka
– Po pierwsze, bardzo dobra znajomość języka polskiego (zarówno w mowie, jak i w piśmie).
– Po drugie, znajomość języka obcego – przynajmniej jednego (do najczęściej stosowanych języków należą: angielski, niemiecki, francuski, hiszpański, rzadziej – włoski).
– Po trzecie, podstawy księgowości.
– Po czwarte, dobra organizacja pracy.
– Po piąte, umiejętność obsługi nowoczesnych urządzeń biurowych (takich jak: komputer, drukarka, faks i inne).
– Po szóste, umiejętność prowadzenia korespondencji (zarówno w języku ojczystym, jak i języku obcym).
– Po siódme, umiejętność stenografowania.
Jak stać się lepszą sekretarką?
Bycie dobrą sekretarką to jedno, dążenie do ideału – to drugie. Jeśli pragniesz doskonalić swój warsztat, zwróć uwagę na poniższe wskazówki oraz spróbuj zastosować się do kilku z nich.
• Wskazówka numer jeden – zapisz się na kurs językowy (jak zostało już powiedziane, sekretarka powinna posługiwać się przynajmniej jednym językiem obcym; w sytuacji, gdy Twój angielski, niemiecki bądź francuski niedomaga, wyjściem z opresji wydaje się kurs językowy).
• Wskazówka numer dwa – zapisz się na studia zaoczne bądź podyplomowe (podnoszenie kwalifikacji zawodowych to kwestia mająca ogromny wpływ na Twoje dalsze losy; im więcej umiejętności zdobędziesz, tym szybciej awansujesz bądź uzyskasz podwyżkę).
• Wskazówka numer trzy – korzystaj ze szkoleń, jakie oferuje Ci firma.
• Wskazówka numer cztery – panuj nad emocjami (pod żadnym pozorem nie próbuj okazywać swoich negatywnych emocji; takie zachowanie może wpłynąć na pogorszenie wizerunku firmy).
• Wskazówka numer pięć – planuj swój czas oraz czas swojego szefa (dobrze zorganizowana sekretarka = dobrze zorganizowany szef; wszelkie pomysły, daty i projekty, zapisuj w terminarzu).
• Wskazówka numer sześć – bądź najlepsza, ale nie unoś się pychą (istotne jest, aby znać swoje miejsce, wierzyć we własne siły oraz nie wywyższać się ponad innych; pamiętaj – Ty również jesteś omylna).
• Wskazówka numer siedem – czerp radość z pełnienia funkcji sekretarki (wykonując swoją pracę najlepiej, jak potrafisz, zyskujesz przychylność szefa oraz wpływasz na poprawę wizerunku firmy/przedsiębiorstwa).
Uwaga!
Do niedawna, sekretarka mogła dysponować jedynie maturą. W chwili obecnej, asystentki to nowoczesne i dobrze wykształcone kobiety, m.in. po specjalistycznych szkołach. Jedną z takich szkół jest warszawskie Studium Stenotypii i Języków Obcych.
Podsumowanie
Sekretarka to osoba, która powinna uśmiechać się do ludzi, parzyć smaczną kawę oraz przykuwać wzrok nienagannym wyglądem. Jak pokazuje powyższy materiał, nowoczesna asystentka jest nie tylko miła i uśmiechnięta, ale także – wykształcona oraz skłonna do podnoszenia indywidualnych kwalifikacji zawodowych.
Przymioty dobrej sekretarki – czyli cechy, które wymienia największa liczba osób
1). Lojalność (wobec pracodawcy/firmy).
2). Komunikatywność.
3). Temperament.
4). Chęć do pracy.
5). Umiejętność współpracy (z szefem, współpracownikami oraz klientami firmy/przedsiębiorstwa).