Posiadanie wewnętrznego działu księgowego w firmie wiąże się z dużymi kosztami jego utrzymania. Wydatki przeznaczane na zatrudnienie pracowników, ich wyposażenie i szkolenia oraz organizacji samego działu, sprawiają, że prowadzenie samodzielnej księgowości staje się często nieopłacalne. Chcąc ograniczyć koszty, firmy szukają wsparcia w księgowości, korzystając z usług zewnętrznych biur rachunkowych.
Wybór właściwej firmy outsourcingowej, do prowadzenia przez nią księgowości, nie jest jednak rzeczą prostą. Ciągle zmieniające się przepisy prawne oraz rozwijający się rynek, wymaga stałego dostosowywania się biur księgowych do aktualnie panujących na nim trendów. Przestarzałe rozwiązania stosowane przez biura księgowe, mogą znacząco obniżać efektywność obsługiwanej przez nie firmy, dlatego podejmując współpracę z biurem rachunkowym, należy wybierać spośród tych, które zdecydowanie możemy nazwać biurami nowoczesnymi. Co oznacza nowoczesność w kwestii biura rachunkowego i jak rozpoznać, że wybrane biuro jest nowoczesne? Postaramy się odpowiedzieć na te pytania.
Korzystanie z nowoczesnych systemów księgowych
Jeszcze do niedawna posada księgowego kojarzyła się głównie z osobą zasypaną dokumentami, rozmieszczającą je w oddzielnych segregatorach i podliczającą wszystko na kalkulatorze i zapisując w księdze rachunkowej. Obecnie dzięki innowacyjnym rozwiązaniom technologicznym, księgowość może odbywać się bez konieczności archiwizacji fizycznych dokumentów. Digitalizacja dokumentów pozwala na szybszą wymianę informacji między biurem i klientem, wyłączając konieczność czasochłonnej wymiany fizycznych egzemplarzy dokumentów. Nowoczesne rozwiązania informatyczne pozawalają też na dużo bardziej przystępną archiwizację dokumentów. Dzięki Elektronicznemu Obiegowi Dokumentów (EOD) biuro księgowe będzie w stanie szybciej reagować na potrzeby swoich klientów. EOD pozwoli także na całodobowy dostęp do wszystkich pełnej dokumentacji firmy z dowolnego miejsca. O nowoczesności biura rachunkowego świadczy również wdrażanie procedur zabezpieczających dane przed dostępem do nich, osób nieupoważnionych.
Wykorzystywanie specjalistycznej wiedzy pracowników
W parze z nowoczesnymi systemami informatycznymi powinna iść również wiedza oraz doświadczenie pracowników biura. Nowoczesne biuro księgowe to takie, które dysponuje zespołem pracowników, posiadających szczegółową wiedzę z wybranych dziedzin księgowości oraz potrafi przypisać ich do kluczowych obszarów. Ponad to nowoczesne biuro księgowe musi uwzględniać również oczekiwania klientów, wykraczające bezpośrednio poza kwestie czysto księgowe – między innymi świadcząc usługi z zakresu doradztwa prawnego i podatkowego, czy pomysłów na usprawnienie poszczególnych procedur funkcjonowania firmy. Wyłącznie połączenie tych elementów – wykorzystanie narzędzi IT poparte widzą specjalistów, działających w oparciu o procesowy sposób pracy oraz – gwarantuje Państwa firmie doskonałą opiekę księgową. Dlatego jeśli poszukujecie partnera oferującego prowadzenie pełnej księgowości w sposób dopasowany do Państwa oczekiwań, powinniście uwzględnić je w swoich wymaganiach.
