Od 2 stycznia 2019 przepisy nowelizacji ustawy o rachunkowości wprowadziły ważną modyfikację dotycząca przechowywania dokumentów przez firmy. Od tej daty możliwe jest przechowywanie i archiwizacja dokumentów jedynie w formie elektronicznej. System archiwizacji dokumentów to krok milowy dla wielu firm, jednak wciąż wiele z nich waha się z ich wprowadzeniem.
Różnica pomiędzy tradycyjnym archiwum a archiwum elektronicznym
Na początku warto przedstawić, na czym dokładnie polega różnica pomiędzy tradycyjnym (papierowym) archiwum a archiwum elektronicznym. Archiwa papierowe dokumentów firmowych to zazwyczaj miejsca, do których dostęp mają jedynie wyznaczone osoby. W takich miejscach gromadzą się stosy papierów, które powinny być posegregowane w odpowiedni sposób. Zazwyczaj potrzebna jest jedna oddzielna osoba, która sprawuje nadzór nad odpowiednim prowadzeniem archiwum.
Jeśli chodzi o papierowe archiwa, to ich największymi minusami jest to, że zajmują dużo miejsca (co wiąże się z dodatkowymi kosztami), nie gwarantują odpowiedniego bezpieczeństwa dokumentów (nieuprawnione osoby mogą mieć wgląd w dane, do których nie powinny mieć dostępu) oraz utrudniają wyszukiwanie odpowiednich dokumentów.
Tworzenie dodatkowych miejsc pracy i wynajmowanie dodatkowego miejsca na przechowywanie dokumentów może generować spore koszty — zwłaszcza jeśli niektóre dokumenty muszą być przechowywane przez ponad 50 lat (akta osobowe niektórych pracowników).
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Technologia daje możliwość odpowiedniej elektronicznej archiwizacji dokumentów firmowych, czy elektronicznych akt osobowych. Program do archiwizacji elektronicznej dokumentów pozwala na przechowywanie wszystkich potrzebnych informacji w odpowiedni sposób zgodny z wymogami wszelkich regulacji.
Każda ewentualna kontrola z urzędu skarbowego, czy z innej instytucji, na pewno przebiegnie o wiele szybciej, gdyż takie systemy do archiwizacji dokumentów umożliwiają sprawne wyszukiwanie potrzebnych informacji.
Archiwa elektroniczne na pewno wpływają na zmniejszenie kosztów archiwizacji. Nie trzeba wynajmować dodatkowego miejsca, ponieważ wszystkie skany dokumentów trzymane są na szyfrowanych dyskach. Jest to na pewno odpowiednie rozwiązanie dla firm działających na większą skalę i zatrudniające dużą liczbę pracowników.
Przedsiębiorstwa mniejsze mogą nie skorzystać na takim rozwiązaniu finansowo, ale powinny rozważyć korzyści płynące ze zwiększonego bezpieczeństwa dokumentów i łatwiejszego wyszukiwania informacji.