W dzisiejszych czasach każda firma powinna odpowiednio zarządzać przepływami informacji. Odpowiednie zarządzanie oraz archiwizacja dokumentów księgowych to klucz do zwiększenia wydajności pracy w przedsiębiorstwie. Uporządkowane dokumenty nie tylko ułatwiają i przyspieszają pracę, ale również często uwydatniają braki w procesach biznesowych.
Utrzymanie porządku w dokumentach nie jest łatwe. Pod uwagę należy wziąć wiele czynników. Poniżej przedstawiamy najważniejsze punkty, przez które trzeba przejść przy archiwizowaniu dokumentów.
Czas przechowywania dokumentów
Na początku należy określić, ile lat przechowywać dany dokument. W zależności od jego przeznaczenia ilość lat jest różna. Po wyznaczonym przez ustawę czasie należy je zniszczyć, ale do tego momentu muszą być one przechowywane w nienaruszonej formie.
Na początku najlepiej wydzielić dokumenty dotyczące obrotu firmy. One muszą być zazwyczaj przechowywane 5 lub 10 lat. Należą do nich dokumenty i dowody księgowe, ewidencje, rejestry, czy dokumenty inwentaryzacyjne. Również wszystkie dokumenty ZUS powstałe po 1 stycznia 2012 roku należy trzymać 5 lat.
Następną kategorią są dokumenty pracownicze. Wszystkie dokumenty pracowników muszą być przechowywane przez cały okres zatrudnienia oraz przez 10 kolejnych lat po rozwiązaniu umowy. Jest to niezwykle długi okres. Dodatkowo należy pamiętać, że dokumenty pracownicze zawierają zazwyczaj dane osobowe lub poufne i z tego powodu powinny być również odpowiednio zabezpieczone.
Sposób archiwizacji dokumentów
Pod dużą rozwagę powinno się wziąć również to, w jaki sposób chcemy archiwizować wybrany typ dokumentów. Zasady archiwizacji dokumentów wskazują, że obecnie można prawie wszystkie dokumenty przechowywać w formie cyfrowej.
Elektroniczne przechowywanie dokumentów może stać się naprawdę wygodnym sposobem na radzenie sobie z niesamowitą ilością papierów. Najlepszym sposobem jest zakupienie do przedsiębiorstwa specjalnego systemu, który klasyfikuje dokumenty w formie elektronicznej lub skany dokumentów papierowych. Dzięki temu dokumenty będzie można z łatwością przypisać do konkretnego procesu, klienta, czy pracownika.
Najprostszą wersją elektronicznej archiwizacji dokumentów jest zwykłe skanowanie papierowych oryginałów oraz przechowywanie cyfrowych form w odpowiednich folderach na dysku lub w chmurze. Dla niektórych małych przedsiębiorstw lub jednoosobowych działalności gospodarczych takie rozwiązanie może być wystarczające. Jednak nie można bagatelizować kwestii bezpieczeństwa i odpowiedniego zabezpieczenia dokumentów. Nie zawsze można to zapewnić przechowując dokumenty takim sposobem.